La présente Politique de confidentialité énonce les processus et les procédures que Shopmium SAS et Quotient Technology Limited (ensemble le « Groupe de Sociétés Shopmium ») (également désignés « nous » et « Shopmium ») ont mis en place dans le cadre de la collecte, l’utilisation et la divulgation de données que les candidats nous fournissent dans le cadre du processus de candidature.
En soumettant vos données (y compris directement, ou indirectement par exemple par le biais d’un cabinet de recrutement ou un portail d’offres d’emploi en ligne), vous prenez note des termes de la présente Politique de confidentialité et acceptez notre manière de collecter, utiliser et divulguer vos données à caractère personnel et la manière d’exercer vos droits.
Données que vous nous fournissez directement
Vous fournissez à nos Services de Ressources Humaines des données à caractère personnel, à différentes fins à différentes étapes du processus de candidature. Pour simplifier les choses, nous avons divisé les principaux domaines de traitement en plusieurs parties exposées ci-dessous.
Étape de la candidature et de l’offre provisoire :
Nous traitons les données à caractère personnel vous concernant aux fins suivantes :
- confirmer votre identité et votre droit de travailler; et
- nous assurer que vous possédez les compétences et les qualités requises pour exercer la fonction proposée avec succès.
Aux fins énoncées ci-dessus, notre traitement est nécessaire en vue de la conclusion d’un contrat de travail.
Nous pouvons collecter certaines catégories particulières de données ou des données sensibles relatives à l’état de santé, le handicap et les d’autres données similaires afin de procéder à des ajustements raisonnables de l’espace de travail le cas échéant et de respecter nos obligations dans le cadre des lois et réglementations applicables en matière de santé et de sécurité. Ces données sont fournies de manière volontaire et ne seront collectées que sur la base de votre consentement explicite.
Selon les besoins liés à l’emploi auquel le candidat postule, nous pouvons également avoir besoin de vérifier ses antécédents judiciaires et sa probité financière. Cela peut impliquer le traitement de catégories particulières de données relatives à des condamnations pénales en cours et des informations sur votre niveau de solvabilité. Nous faisons appel à des prestataires de services tiers à ce titre et notamment Sterling (EMEA) Ltd.
Nous traitons ces données, le cas échéant, pour déterminer votre aptitude à l’emploi dans le cadre de nos obligations à titre d’employeur. Nous veillons à réaliser des sauvegardes appropriées en n’ayant recours qu’à des tiers qui offrent des garanties adéquates et en ne procédant à ces vérifications que si cela est nécessaire et pertinent avec l’exercice d’une fonction. Si vous n’êtes pas disposé à fournir ces données, alors nous pouvons ne pas être en mesure de donner suite à votre candidature.
Données fournies indirectement
Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous pouvons avoir besoin d’obtenir des références concernant vos emplois précédents ainsi que vos qualifications. Dans ces circonstances, nous sommes susceptibles de vous demander de nous fournir les coordonnées de références et pouvons contacter ces références aux fins de valider vos antécédents professionnels et vos compétences par la suite (après que vous ayez confirmé que vous avez bien remis votre démission à votre employeur actuel, le cas échéant). Cette activité est conforme à notre intérêt légitime, à savoir la vérification de votre expérience et de vos qualifications. Si vous choisissez de ne pas fournir ces données, nous pouvons ne pas être en mesure de donner suite à votre candidature.
Conservation des informations
Si votre candidature est retenue, vos données seront conservées conformément à la Politique de confidentialité relative au Personnel.
Si votre candidature n’est pas retenue, nous sommes susceptibles de conserver vos données dans notre vivier de talents pour de futurs postes vacants et/ou d’autres candidatures que vous avez déposées pour un emploi que nous proposerons ; conformément à notre intérêt légitime, à savoir vous contacter concernant de futurs postes auxquels votre profil pourrait correspondre. La durée maximale pendant laquelle nous conserverons les données eu égard à des candidatures non retenues est de deux ans à compter de la date de dépôt de votre candidature. Si vous souhaitez que nous ne conservions pas vos données pour vous contacter concernant de futurs postes, il vous suffit de nous en informer et nous les supprimerons. Veuillez noter que nous pouvons conserver des données pseudonymisées et, le cas échéant, des données statistiques anonymisées pour contribuer à l’amélioration de nos activités de recrutement.
Partage d’informations
Nous sommes susceptibles de partager vos données au sein du Groupe de Sociétés Shopmium et avec des prestataires de services tiers aux fins de la collecte, du traitement et de la validation de vos données à caractère personnel pour appuyer votre candidature. Ces prestataires de services n’auront accès qu’aux données à caractère personnel requises pour fournir le service concerné et ne les utiliseront pas à quelque autre fin que ce soit. Ils devront également les utiliser conformément aux lois sur la protection des données, y compris en prenant des mesures de sécurité adéquates pour protéger lesdites données à caractère personnel. Si un ou plusieurs de ces prestataires de services sont situés hors de l’EEE, nous veillons à l'existence de garanties appropriées et documentées.
Sécurité
Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux. Nous employons des mesures de sécurité matérielles, électroniques et administratives pour protéger les données que nous collectons sur vous contre l’accès dans le cadre d’un traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle.
Accès aux données à caractère personnel et exercice de vos droits
Nous répondrons aux demandes suivantes d’exercice des « droits individuels » concernant les données à caractère personnel que nous traitons :
- être informé du traitement des données ;
- accéder aux données ;
- s’opposer à certaines activités de traitement ou les limiter ;
- rectifier les données inexactes ; et
- demander que certaines données soient effacées.
- exercer une « portabilité » des données (transférer des données à un autre responsable du traitement dans un format lisible) ; et
- s’opposer à la façon dont nous traitons les données à caractère personnel.
Nous nous efforcerons d’apporter une réponse aux demandes d’exercice des droits individuels dans les meilleurs délais. Nous disposons légalement d’un mois civil maximum à compter de la date de réception pour y répondre, (délai qui peut être prolongé en cas de demandes complexes ou volumineuses) à condition que :
- vous ayez fourni toutes les informations qui sont raisonnablement requises pour confirmer votre identité et ayez clarifié, auprès de nous, les données à caractère personnel pertinentes que vous demandez ; et
- nous n’ayons pas encore répondu à une demande identique ou similaire dans un délai très court.
Veuillez noter que si nous recevons une demande, nous devrons trouver un équilibre entre vos droits et toutes les obligations auxquels nous sommes soumis en tant que Responsable du traitement dans le cadre du traitement des données à caractère personnel, par exemple parce que nous avons une obligation légale impérieuse de conserver ces données. Si nous ne sommes pas en mesure de répondre favorablement à une demande, en tout ou partie, nous vous en expliquerons clairement les raisons.
Qui contacter et auprès de qui introduire une réclamation
Si vous présentez votre candidature à un poste dans notre bureau de Paris, l’entité de Responsable du traitement concernée est Shopmium SAS et l’Autorité de contrôle auprès de laquelle vous pouvez introduire une réclamation est la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés : (https://www.cnil.fr). Veuillez nous contacter à cette adresse : contact@shopmium.com.
Si vous présentez votre candidature à un poste dans notre bureau de Londres, le Responsable des données est Quotient Technology Limited et l’Autorité de contrôle auprès de laquelle vous pouvez introduire une réclamation est : the Information Commissioners Office (www.ico.org.uk/concerns). Veuillez nous contacter à cette adresse : contact.uk@shopmium.com.
Privacy Policy for candidates
This Privacy Policy sets out the processes and procedures that Shopmium SAS and Quotient Technology Limited (together the "Shopmium Group of Companies") (also referred to as "we" and "Shopmium") have set up in connection with the collection, use and disclosure of data that candidates provide to us as part of the application process.
By submitting your data (directly, or indirectly for example through a recruitment agency or an online job portal), you acknowledge the terms of this Privacy Policy and agree to our collection, use and disclosure of your personal data and the exercise of your rights.
Data that you provide directly to us
You provide our Human Resources Department with personal data for different purposes at different steps of the application process. To simplify things, we have divided the main processing areas into several parts described below.
Application and Provisional Offer Stage:
We process your personal data for the following purposes:
to confirm your identity and right to work; and
to ensure that you have the skills and qualifications required to successfully perform the proposed position.
For the purposes set out above, our processing is necessary for the conclusion of an employment contract.
We may collect certain special categories of data or sensitive data relating to health or disability status and other similar data to make reasonable adjustments to the workspace as applicable, and to meet our obligations under applicable health and safety laws and regulations. This data is provided voluntarily and will only be collected on the basis of your explicit consent.
Depending on the position the candidate is applying for, we may also need to check their criminal record and financial integrity. This may entail the processing of special categories of data relating to ongoing criminal convictions and information on your credit status. We call upon third party service providers in this respect, including Sterling (EMEA) Ltd.
We process this data, as applicable, to determine your suitability for employment within the framework of our obligations as an employer. We ensure that appropriate safeguards are applied by using only third parties who offer adequate guarantees, and by carrying out these checks only if they are necessary and relevant to the performance of a position. If you are not willing to provide this data, then we may not be able to process your application.
Data provided indirectly
Within the framework of our recruitment process, we may need to obtain references regarding your previous positions and qualifications. Under these circumstances, we may ask you to provide us with references, and we may contact these references to subsequently validate your employment history and skills (after you have confirmed that you have submitted your resignation to your current employer, as applicable). This verification of your experience and qualifications is in accordance with our legitimate interests. If you choose not to provide this information, we may not be able to process your application.
Record keeping
If your application is successful, your data will be stored pursuant to the Privacy Policy relating to Personnel.
If your application is not successful, we may retain your data in our talent pool for future vacancies and/or other applications that you have made for a job we offer; in accordance with our legitimate interest in contacting you regarding future positions that may match your profile. The maximum timeframe during which we will keep data from unsuccessful applications is two years from the submission date of your application. If you do not want us to retain your data to contact you about future positions, simply inform us and we will delete it. Please note that we may retain pseudonymised data and, as applicable, anonymised statistical data to help us improve our recruitment-related activities.
Sharing of information
We may share your data within the Shopmium Group of Companies and with third party service providers for the purpose of collecting, processing and validating your personal data to support your application. These service providers will only have access to the personal data necessary to provide the service concerned and will not be used for any other purpose. They shall also use them in accordance with data protection laws, including by taking appropriate security measures to protect said personal data. Where one or several of these service providers are located outside the EEA, we ensure that appropriate and documented guarantees are in place.
Security
We take the security of your data very seriously. We apply physical, electronic and administrative security measures to protect the data we collect about you from unauthorised or unlawful access within the framework of processing, and from accidental loss, destruction or damage.
Access to personal data and exercise of your rights
We will respond to the following requests in respect of the exercise of "individual rights" with regard to any personal data we process:
to be informed of the data processing;
to access the data;
to object to or limit certain processing activities;
to correct inaccurate data; and
to request that some data be deleted.
to exercise "portability" of the data (transferring data to another data controller in a readable format); and
to object to the way in which we process personal data.
We will seek to respond to requests for the exercise of individual rights as soon as possible. Legally, we have a maximum of one calendar month from the date of receipt to reply to it (which may be extended in the event of complex or voluminous applications) as long as:
you have provided all information that is reasonably required to confirm your identity and have clarified to us the relevant personal data you are requesting; and
we have not yet responded to the same or similar request within a very short timeframe.
Please note that if we receive a request, we will be required to balance your rights with all the obligations we are subject to as data controller in the framework of personal data processing, for example because we have a mandatory legal obligation to retain such data. If we are unable to respond positively to a request, in whole or in part, we will clearly explain the reasons.
Who to contact and who to file a complaint to
If you apply for a position in our Paris office, the relevant data controller is Shopmium SAS and the supervisory authority to which you can file a complaint is the Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés: (https://www.cnil.fr). Please contact us at: contact@shopmium.com.
If you apply for a position in our London office, the Data Controller is Quotient Technology Limited and the Supervisory Authority to which you can file a complaint is: the Information Commissioners Office (www.ico.org.uk/concerns). Please contact us at: contact.uk@shopmium.com.